Zaproszenie to jedna z krótkich form użytkowych. Służy do powiadamiania odbiorcy o m.in. ważnych uroczystościach, wydarzeniach kulturalnych lub ceremoniach takich jak urodziny, śluby czy wystawne kolacje. Zaproszenia podzielić można ze względu na to, do kogo są adresowane. W inny sposób sformułujemy zaproszenie dla kolegi, w inny natomiast do dyrektora szkoły lub instytucji.
W swojej treści zaproszenie powinno bezpośrednio odnosić się do komunikatu, który chcemy przekazać. Tym samym nie należy tworzyć zaproszeń długich, przesadnie szczegółowych oraz odnoszących się do innych niż ich cel informacji. Przede wszystkim zaproszenie musi być czytelne dla odbiorcy.
Niezależnie od tego, o jaki typ zaproszenia chodzi, w czasie jego tworzenia powinniśmy kierować się konkretnymi zasadami. Poprawnie zbudowane zaproszenie musi składać się z:
Zaproszenia dzielą się ze względu na typ odbiorcy, do którego je adresujemy. Nieco inaczej zaprojektujemy zaproszenie dla dyrekcji szkoły, burmistrza lub instytucji, inaczej dla kolegi czy rodziny.
W zaproszeniu formalne szczególny nacisk powinniśmy położyć na formuły grzecznościowe. W treści warto odnieść się nie tylko do danych naszego adresata, ale również do naszych, jeżeli sami reprezentujemy placówkę lub firmę. W dodatkowych uwagach powinniśmy zawrzeć informacje o wymaganym stroju oraz np. numerze sali, jeżeli uroczystość odbywa się w ośrodku przeznaczonym do organizacji tego typu spotkań. Przykładowe zaproszenie formalne prezentuje się następująco:
ZAPROSZENIE
Klasa IV a ma zaszczyt zaprosić Dyrekcję Zespołu Szkół nr. 3 w Skierniewicach na spektakl przygotowany przez uczniów z okazji Dnia Ziemi. Wydarzenie odbędzie się w Sali Prób naszej szkoły 14 września br. o godzinie 9.00. Tuż po spektaklu wygłoszone zostanie przemówienie przewodniczącego Samorządu Szkolnego na temat działań proekologicznych.
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie przyjęcia zaproszenia.
Z wyrazami szacunku
Klasa IV a wraz z Wychowawczynią X XX
ZAPROSZENIE
Państwo Młodzi
X i Y
Mają zaszczyt zaprosić Szanownych Państwa X i X na uroczystość zawarcia związku małżeńskiego. Ceremonia zaślub odbędzie się 5 czerwca 2040 r. w Kościele Parafialnym w Zgierzu o godzinie 13.00.
Prosimy o potwierdzenie obecności.
W zaproszeniu nieoficjalnym możemy nieco ograniczyć formy grzecznościowe, jedna nie oznacza to, że powinniśmy z nich rezygnować. Powinny one jednak oddawać poziom relacji, jaki panuje pomiędzy nadawcą a adresatem wiadomości – szczególnie, że zaproszenia nieoficjalne tworzymy najczęściej dla naszych bliskich i przyjaciół. Przykładowe zaproszenie nieformalne może wyglądać tak:
ZAPROSZENIE
Kochani Rodzice
Zapraszamy Was na miły wieczór, który organizujemy z okazji drugiej rocznicy naszego ślubu. Chcielibyśmy ugościć Was w restauracji Krab przy ulicy Śnieżnej 24 we Wronkach. Przewidujemy kolację oraz koncert zespołu jazzowego na żywo. Kolacja rozpoczyna się o godzinie 18.00. Wasza obecność jest dla nas najważniejsza.
Czekamy na Was.
X i X.
ZAPROSZENIE
Drogi Bracie
Zapraszam Cię na wieczór z paintballem, który zaplanowałem na 15 maja, za dwa tygodnie. Wybierzmy się z całą ekipą. Na miejscu przygotowane będzie miejsce na ognisko, w prowiant zaopatrzymy się po drodze. Przyjdź do mnie w dniu wydarzenia o 16.00, razem pojedziemy na miejsce.
Będzie fajnie
X.
Pamiętajmy, by w trakcie tworzenia zaproszeń nie zapominać o poprawnej pisowni zaimków w formie grzecznościowej – zapisujemy je dużymi literami (Was, Ciebie, Tobie). W zaproszeniu – nawet nieoficjalnym – nie należy pomijać formuł grzecznościowych, nawet takich, które mają pokazać sympatię, którą darzymy adresata. Nie zapominajmy również o pełnych imionach i nazwiskach, chyba że zapraszamy na uroczystość nieformalną i zaproszenie skierowane jest do członka rodziny. Na końcu zaproszenia warto zamieścić dodatkowy zwrot, który ma zachęcić do udziału w wydarzeniu lub pełnić funkcję informacyjną, np. dotyczącą spraw organizacyjnych, jak potwierdzenie przybycia. Zaproszenia zawsze podpisujmy, jeżeli zapraszamy samodzielnie – własnym imieniem i nazwiskiem lub imieniem w zaproszeniach nieoficjalnych. Jeżeli zaprasza kilka osób, należy je wymienić. Jeśli zaś tworzymy zaproszenie w imieniu instytucji lub firmy – należy zawrzeć to w podpisie.