Jak napisać zaproszenie?

Jak napisać zaproszenie?

Zaproszenie to jedna z krótkich form użytkowych. Służy do powiadamiania odbiorcy o m.in. ważnych uroczystościach, wydarzeniach kulturalnych lub ceremoniach takich jak urodziny, śluby czy wystawne kolacje. Zaproszenia podzielić można ze względu na to, do kogo są adresowane. W inny sposób sformułujemy zaproszenie dla kolegi, w inny natomiast do dyrektora szkoły lub instytucji.

Spis treści

Cechy zaproszenia

W swojej treści zaproszenie powinno bezpośrednio odnosić się do komunikatu, który chcemy przekazać. Tym samym nie należy tworzyć zaproszeń długich, przesadnie szczegółowych oraz odnoszących się do innych niż ich cel informacji. Przede wszystkim zaproszenie musi być czytelne dla odbiorcy.

Budowa zaproszenia

Niezależnie od tego, o jaki typ zaproszenia chodzi, w czasie jego tworzenia powinniśmy kierować się konkretnymi zasadami. Poprawnie zbudowane zaproszenie musi składać się z:

  1. Nagłówka – może wydawać się, że ta reguła nie jest istotna, jednak nie możemy zapominać o odpowiednim zatytułowaniu zaproszenia. Przyjęło się, że frazę „ZAPROSZENIE” zapisujemy w centralnym punkcie kartki, u góry, nad treścią główną. Zasada ta pełni nie tylko funkcję estetyczną. Odbiorca – otrzymując informację o konkretnym wydarzeniu pocztą tradycyjną lub cyfrową – powinien od razu wiedzieć, jakiego typu jest to komunikat.
  2. Informacji o adresacie – zaproszenie musi posiadać swojego adresata. Jego dane powinny znajdować się nie tylko na kopercie lub w treści maila, ale również bezpośrednio w zaproszeniu. Z tego powodu zaproszenie rozpoczynamy najczęściej od frazy „Serdecznie zapraszam XX XXX” lub „Mamy zaszczyt zaprosić XX XXX” podając w niej pełne imię i nazwisko odbiorcy. W pracy egzaminacyjnej dane osobowe możemy zastąpić kilkoma literami X.
  3. Informacji o nadawcy – jeżeli chcemy stworzyć zaproszenie w imieniu naszego miejsca pracy lub jako firma, powinniśmy zawrzeć to w jego treści już na wstępie, np. „w imieniu zarządu firmy XX zapraszamy”.
  4. Opisu wydarzenia – po precyzyjnym określeniu nadawcy i odbiorcy powinniśmy przejść do konkretnego opisu wydarzenia, na które chcemy zaprosić naszych gości. Należy pamiętać o tym, by w sposób zrozumiały dla odbiorcy napisać, na jaki rodzaj ceremonii zapraszamy (ślub, rocznica, koncert, festiwal, etc.)
  5. Daty i miejsca – bardzo ważna część zaproszenia, która łączy się z informacją wcześniejszą. Odnosząc się do rodzaju ceremonii nie powinniśmy zapominać o podaniu dokładnego czasu i miejsca, w których się ono odbędzie. Zapisujemy pełną datę, np. 19.06.2001 i precyzyjną godzinę, np. 17.30. Tego elementu zaproszenia nie możemy pominąć – odbiorca musi mieć świadomość, o której i w jakim miejscu odbywa się uroczystość, na którą został zaproszony. Możemy posiłkować się skrótem "br.", to znaczy "bieżącego roku". 
  6. Informacje dodatkowe – po określeniu rodzaju, czasu i miejsca wydarzenia, możemy dodać informacje, które z jednej strony mogą zachęcić odbiorcę do udziału w uroczystości, z drugiej umożliwić mu odpowiednie przygotowania. W tym miejscu możemy napisać więc o atrakcjach, które czekają naszego gościa lub o wymaganym stroju. Pamiętajmy o tym, że tworzenie zaproszenia na egzaminie wymaga od nas sformułowania dwóch argumentów zachęcających do wzięcia udziału w zaprojektowanym przez nas wydarzeniu. Ich wybór zależy od naszej kreatywności: może to być wykład gościa specjalnego, koncert, wystawa lub spływ kajakowy.
  7. Zakończenie w formie zwrotu grzecznościowego – w dobrym tonie jest zakończenie zaproszenia formami grzecznościowymi, które zależeć muszą od rodzaju odbiorcy. W zaproszeniu skierowanym do kolegi napisać możemy „mam nadzieję, że się pojawisz”, w zaproszeniu bardziej oficjalnym natomiast: „z wyrazami szacunku”

Zaproszenia formalne i nieformalne

Zaproszenia dzielą się ze względu na typ odbiorcy, do którego je adresujemy. Nieco inaczej zaprojektujemy zaproszenie dla dyrekcji szkoły, burmistrza lub instytucji, inaczej dla kolegi czy rodziny.

Zaproszenie formalne

W zaproszeniu formalne szczególny nacisk powinniśmy położyć na formuły grzecznościowe. W treści warto odnieść się nie tylko do danych naszego adresata, ale również do naszych, jeżeli sami reprezentujemy placówkę lub firmę. W dodatkowych uwagach powinniśmy zawrzeć informacje o wymaganym stroju oraz np. numerze sali, jeżeli uroczystość odbywa się w ośrodku przeznaczonym do organizacji tego typu spotkań. Przykładowe zaproszenie formalne prezentuje się następująco:

ZAPROSZENIE

Klasa IV a ma zaszczyt zaprosić Dyrekcję Zespołu Szkół nr. 3 w Skierniewicach na spektakl przygotowany przez uczniów z okazji Dnia Ziemi. Wydarzenie odbędzie się w Sali Prób naszej szkoły 14 września br. o godzinie 9.00. Tuż po spektaklu wygłoszone zostanie przemówienie przewodniczącego Samorządu Szkolnego na temat działań proekologicznych.

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie przyjęcia zaproszenia.

Z wyrazami szacunku

Klasa IV a wraz z Wychowawczynią X XX

 

ZAPROSZENIE

Państwo Młodzi
X i Y

Mają zaszczyt zaprosić Szanownych Państwa X i X na uroczystość zawarcia związku małżeńskiego. Ceremonia zaślub odbędzie się 5 czerwca 2040 r. w Kościele Parafialnym w Zgierzu o godzinie 13.00.

Prosimy o potwierdzenie obecności.

Zaproszenie nieformalne

W zaproszeniu nieoficjalnym możemy nieco ograniczyć formy grzecznościowe, jedna nie oznacza to, że powinniśmy z nich rezygnować. Powinny one jednak oddawać poziom relacji, jaki panuje pomiędzy nadawcą a adresatem wiadomości – szczególnie, że zaproszenia nieoficjalne tworzymy najczęściej dla naszych bliskich i przyjaciół. Przykładowe zaproszenie nieformalne może wyglądać tak:

ZAPROSZENIE

Kochani Rodzice

Zapraszamy Was na miły wieczór, który organizujemy z okazji drugiej rocznicy naszego ślubu. Chcielibyśmy ugościć Was w restauracji Krab przy ulicy Śnieżnej 24 we Wronkach. Przewidujemy kolację oraz koncert zespołu jazzowego na żywo. Kolacja rozpoczyna się o godzinie 18.00. Wasza obecność jest dla nas najważniejsza.

Czekamy na Was.

X i X.

ZAPROSZENIE

Drogi Bracie

Zapraszam Cię na wieczór z paintballem, który zaplanowałem na 15 maja, za dwa tygodnie. Wybierzmy się z całą ekipą. Na miejscu przygotowane będzie miejsce na ognisko, w prowiant zaopatrzymy się po drodze. Przyjdź do mnie w dniu wydarzenia o 16.00, razem pojedziemy na miejsce.

Będzie fajnie

X.

Wskazówki dotyczące pisania zaproszeń

Pamiętajmy, by w trakcie tworzenia zaproszeń nie zapominać o poprawnej pisowni zaimków w formie grzecznościowej – zapisujemy je dużymi literami (Was, Ciebie, Tobie). W zaproszeniu – nawet nieoficjalnym – nie należy pomijać formuł grzecznościowych, nawet takich, które mają pokazać sympatię, którą darzymy adresata. Nie zapominajmy również o pełnych imionach i nazwiskach, chyba że zapraszamy na uroczystość nieformalną i zaproszenie skierowane jest do członka rodziny. Na końcu zaproszenia warto zamieścić dodatkowy zwrot, który ma zachęcić do udziału w wydarzeniu lub pełnić funkcję informacyjną, np. dotyczącą spraw organizacyjnych, jak potwierdzenie przybycia. Zaproszenia zawsze podpisujmy, jeżeli zapraszamy samodzielnie – własnym imieniem i nazwiskiem lub imieniem w zaproszeniach nieoficjalnych. Jeżeli zaprasza kilka osób, należy je wymienić. Jeśli zaś tworzymy zaproszenie w imieniu instytucji lub firmy – należy zawrzeć to w podpisie.


Czytaj dalej: Pytanie retoryczne - definicja, funkcje, przykłady